Hankinnat ja kilpailutukset

Julkisen sektorin hankintakilpailutuksiin osallistumalla yritys voi löytää uusia asiakkuuksia ja kumppanuuksia. Suomessa tehdään julkisia hankintoja vuodessa 30-40 miljardilla eurolla. Kilpailutuksiin osallistuminen voi olla vaativaa ja aikaa vievää, mutta voitettu kilpailutus mahdollistaa esimerkiksi palvelualoilla pääsyn julkisen sektorin toimitusketjuihin ja usein yritys pääsee nauttimaan myös pitkäkestoisesta ja ennustettavasta tulovirrasta. Kilpailukykyinen hinta, tuotteen tai palvelun laatu ja toimitusvarmuus ovat yrityksen keskeisiä kilpailutekijöitä hankintakilpailutuksissa.

Lohjalaisten yritysten kannattaa seurata aktiivisesti kaupungin hankintojen lisäksi myös muiden Uudenmaan kuntien sekä hyvinvointialueiden kilpailutuksia. Myös seurakunnat tekevät hankintoja ja julkaisevat kilpailutuksensa samoissa kanavissa kuin kunnat ja valtio.

Tutkihankintoja.fi -palvelusta löytyy tietoa valtion ja muiden julkisten organisaatioiden hankinnoista ja yrityksille palvelu tarjoaa hyvää tietoa markkinoista laajemminkin. Julkisten hankintojen neuvontayksikkö JHNY:n ylläpitämiltä hankinnat.fi -sivuilta löytyy hyvää tietoa kilpailutuksiin osallistuville yrityksille esimerkiksi puitekilpailutuksen menettelytavoista. Hanselin nettisivuilta hansel.fi löytyvä Kilpailutuskalenteri puolestaan antaa yrityksille ennakkotietoa valtion virastojen ja laitosten tulevista hankinnoista, jotka julkistetaan myöhemmin hilma.fi -portaalissa. Tutustumisen arvoinen tietolähde on myös hankintakalenteri.fi, josta löytyy tietoa sekä hankintapäätöksistä että tulossa olevista hankinnoista. Hankintoihin liittyviä lisäpalveluita ja tietolähteitä löytyy myös kaupallisilta toimijoilta.

Lohjan kaupunki julkaisee suuremmat niin sanotun kynnysarvon ylittävät tarjouspyynnöt hilma.fi -portaalissa. Kynnysarvon alittavat sekä pienhankinnat Lohjan kaupunki julkaisee tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspalvelu.fi on maksuton ja sieltä löytyvät kaikki Cloudian kilpailutuspalvelua käyttävien organisaatioiden avoimena näkyvät tarjouspyynnöt.

Cloudian Mercell Hankintavahti on hyvä työkalu kaikkien Suomessa julkaistavien hankintailmoitusten seurantaan. Vahtipalvelussa voi muokata omaa hakuprofiilia ja tilata vain omaa yritystä kiinnostavat julkiset hankintailmoitukset suoraan sähköpostiin. Hankintavahti kerää tietoja kilpailutuksista monista eri lähteistä ja myös kynnysarvojen alle jäävistä tarjouspyynnöistä, eli joukossa on myös pieniä hankintoja.

Tutustumisen arvoinen hankintaportaali on myös TED (Tenders Electronic Daily), joka on EU:n virallisen lehden täydennysosan verkkoversio, jossa julkaistaan eurooppalaisia julkisia hankintoja koskevia ilmoituksia.  TED:ssä julkaistaan joka päivä (maanantaista perjantaihin) noin 2 600 julkisia hankintoja koskevaa ilmoitusta ja vuositasolla tarjouspyyntöjä kertyy yli 250 000 kpl, yhteensä noin 670 miljardin euron edestä (https://ted.europa.eu/). TED -portaalin kielivalikon kautta sivustoa voi lukea myös suomeksi.

Pk-yrittäjiä kiinnostaa usein pienemmät tavara- ja palveluhankinnat. Hankintaorganisaatiolla on joskus mahdollisuus pilkkoa suurempi hankinta osiin, jolloin myös pienemmät yritykset pystyvät osallistumaan kyseiseen kilpailutukseen. Yritykset osallistuvat kilpailutuksiin joskus myös useamman yrityksen muodostaman konsortion osana, jolloin tarvitaan hyviä verkostoitumis- ja yhteistyötaitoja sekä suunnittelu- että toteutusvaiheessa.

Hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitetaan tarjoajan soveltuvuutta (kelpoisuutta) koskevat vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen, eli tarjotun tuotteen tai palvelun on vastattava tarjouspyynnössä edellytettyä ehtoja.

Kilpailutukseen osallistuvilla tarjoajilla on yleensä mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä hankintaorganisaation yhteyshenkilölle. Jos kysymykset ovat hankintailmoituksen mukaan sallittuja, ne pitää esittää tarjouspyynnössä kuvattua menettelyä käyttäen. Vastaukset tulevat kaikkien tarjouskilpailuun ilmoittautuneiden tarjoajien tietoon. Lopulliset tarjoukset jätetään hankintayksikölle tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla.

Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia tarjouskilpailuun osallistuville asianosaisille. Mikäli yrityksen jättämässä tarjouksessa on tarjoajan liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi. Sitä ei tällöin luovuteta muille kilpailutukseen osallistuville yrityksille. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei yleensä voi tarjouskilpailuissa jättää. Kilpailutukseen osallistuneiden yritysten tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin eli hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras.

Tarjous voidaan myös tehdä ryhmittymänä eli konsortiona. Tällöin edellytetään konsortioon kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista hankintasopimukseen ja sen velvoitteisiin ja vastuisiin. Hankintasopimus tehdään sen yrityksen kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Yritys on vastuussa kaikista hankintasopimuksen mukaisista velvoitteista myös alihankkijoittensa puolesta.

Vähintään 9000 euron suuruisten hankintojen tarjoajien on täytettävä tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin liittyy lisäksi valituiksi tulleiden toimittajien rikosrekisteritietojen tarkistaminen.

Puitekilpailutuksessa hankintayksikkö kilpailuttaa useita tuote- tai palvelutoimittajia sitoutumaan määräajaksi puitesopimuksella sovittujen tuotteiden tai palveluiden myymiseen hankintayksikölle. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankintayksikkö ostaa puitesopimuksessa mukana olevat tuotteet tai palvelut tarpeensa mukaan haluaminaan aikoina. Järjestelyyn ei ole mahdollista ottaa mukaan hankintamenettelyn aloittamisen jälkeen uusia yrityksiä. Puitesopimus määrittelee tulevat hankinnat ja niiden ehdot, kuten esimerkiksi hinnat, toimitusajat ja laatuvaatimukset. Hankintayksikkö valitsee joukosta kulloinkin sopivan yrityksen, jonka kanssa hankinta tehdään ilman uusia neuvotteluita tai kilpailutuksia.

Hankintaorganisaatio voi järjestää niin sanotun markkinavuoropuhelun tiettyjä tuotteita tai palveluita tuottaville yrityksille, jolloin se kutsuu osallistujat ja käy ennakoivaa vuoropuhelua valikoitujen markkinoilla toimivien yritysten kanssa. Tämä tehdään ennen varsinaisen tarjouskilpailun käynnistämistä. Markkinavuoropuhelun perusteella voidaan suunnitella parempi julkinen hankintakilpailutus vaikkapa laadun tai innovatiivisuuden suhteen.

Esimerkiksi Hansel on perustanut niin sanottuja dynaamisia hankintajärjestelyjä, joihin yritys voi liittyä mukaan kesken sopimuskauden. Järjestelmään liittyneet yritykset saavat automaattisesti järjestelmään liittyvät tarjouspyynnöt, joita ei julkaista muilla foorumeilla.