Upphandlingar och konkurrensutsättningar

Genom att delta i konkurrensutsättning av upphandling kan ett företag hitta nya kundrelationer och partnerskap. I Finland är värdet på offentliga upphandlingar 30–40 miljarder euro per år. Att delta i konkurrensutsättningar kan vara utmanande och tidskrävande. En vunnen konkurrensutsättning möjliggör dock till exempel på servicebranschen en tillgång till leveranskedjor inom den offentliga sektorn. Ofta får ett företag ofta åtnjuta ett långvarigt och förutsebart kassaflöde. Ett konkurrenskraftigt pris, kvalitet på en produkt eller tjänst och leveranssäkerhet är ett företags centrala konkurrensfaktorer vid konkurrensutsättning av upphandling.

Det lönar sig att Lojoföretag utöver stadens upphandlingar aktivt följer också Nylands andra kommuners och välfärdsområdens konkurrensutsättningar. Även församlingar gör upphandlingar och publicerar sina konkurrensutsättningar i samma kanaler som kommunerna och staten.

Tjänsten granskaupphandlingar.fi erbjuder information om statens och andra offentliga organisationers upphandlingar. För företag erbjuder tjänsten bra och omfattande information om marknaden. På webbplatsen upphandling.fi som tillhandahålls av Rådgivningsenheten för offentlig upphandling finns bra information för de företag som deltar i konkurrensutsättningar om till exempel förfarandet som gäller konkurrensutsättning av omständigheter. Konkurrensutsättningskalendern på Hansels webbplats på hansel.fi ger däremot preliminär information till företag om statens ämbetsverks och institutioners kommande upphandlingar, som senare kommer att publiceras på portalen hilma.fi. Det lönar sig också att bekanta sig med Upphandlingskalendern på hankintakalenteri.fi, som ger information såväl om upphandlingsbeslut som om kommande upphandlingar. Även kommersiella aktörer har tilläggstjänster och informationskällor som gäller upphandlingar.

Lojo stad publicerar på portalen hilma.fi varje större anbudsbegäran som överskridit ett så kallat tröskelvärde. Upphandlingar som underskrider tröskelvärdet samt små upphandlingar publicerar staden på anbudstjänsten tarjouspalvelu.fi. Tjänsten är avgiftsfri och omfattar varje öppen anbudsbegäran från de organisationer som använder konkurrensutsättningstjänsten Cloudia.

Tjänsten för upphandlingsinformation på Cloudias Mercell är ett bra verktyg för uppföljning av alla upphandlingsanmälningar som publiceras i Finland. I uppföljningstjänsten kan du redigera din sökprofil och beställa direkt till din e-postadress endast de offentliga upphandlingsanmälningar som ditt företag är intresserad av. Upphandlingstjänsten samlar information om konkurrensutsättningar ur många olika källor, även om en sådan anbudsbegäran som underskrider tröskelvärdet. I tjänsten finns alltså också små upphandlingar.

Det lönar sig att också bekanta sig med upphandlingsportalen TED (Tenders Electronic Daily) som är en webbversion för kompletteringsdelen i Europeiska unionens offentliga tidning. I portalen publiceras anmälningar om europeiska offentliga upphandlingar. I TED publiceras varje dag (från måndag till fredag) cirka 2 600 anmälningar som gäller offentliga upphandlingar. Det årliga antalet anbudsbegäranden går upp till 250 000 som motsvarar ett värde på 670 miljarder euro (https://ted.europa.eu/). Portalen kan också läsas på svenska.

Företagare i små och medelstora företag är ofta intresserade av mindre varu- och tjänsteupphandlingar. En handlingsorganisation har ibland möjlighet att dela upp en större upphandling i delar, då också mindre företag kan delta i konkurrensutsättningen i fråga. Ibland deltar företag i anbudsförfaranden som en del av ett konsortium bestående av flera företag. I detta fall behövs goda nätverks- och samarbetsfärdigheter både i planerings- och genomförandefasen.

I en upphandlingsanmälan eller i handlingar om anbudsbegäran anges de minimikrav som gäller anbudsgivarens lämplighet (duglighet). Ett anbud ska motsvara anbudsbegäran, det vill säga en produkt eller tjänst ska motsvara de villkor som förutsätts i anbudsbegäran.

De anbudsgivare som deltar i en konkurrensutsättning har i regel möjlighet att ställa frågor om anbudsbegäran till kontaktpersonen vid upphandlingsorganisationen. Om frågor enligt upphandlingsanmälan är tillåtna ska de ställas enligt det förfarande som beskrivits i anbudsbegäran. Alla anbudsgivare som anmält sig till anbudsförfarandet kommer att få vetskap om svaren. De slutgiltiga anbuden lämnas in till upphandlingsenheten på det sätt som bestämts i anbudsbegäran.

Anbudshandlingarna är i huvudsak offentliga för de parter som deltar i anbudsförfarandet. Om det i ett anbud som ett företag lämnat in finns anbudsgivarens affärshemligheter eller annan sekretessbelagd information, ska sådan information antecknas som konfidentiell. Då kommer den inte att överlämnas till de företag som deltar i konkurrensutsättningen. Alternativa anbud kan i regel inte lämnas i ett anbudsförfarande. Bland de anbud som lämnats in av de företag som deltagit i anbudsförfarandet väljs det helhetsekonomiskt förmånligaste, det vill säga anbudet med billigaste pris, med förmånligaste kostnader eller med bästa förhållande mellan kvalitet och pris.

Ett anbud kan också göras som grupperat, det vill säga som konsortium. I detta fall är förutsättningen att de företag som hör till ett konsortium med gemensamt ansvar förbinder sig till ett upphandlingsavtal och dess förpliktelser och skyldigheter. Upphandlingsavtalet ingås med det företag på vars namn ett anbud har gjorts. Företaget svarar för alla skyldigheter enligt upphandlingsavtalet, även på vägnar av dess underleverantörer.

Anbudsgivarna med upphandlingarna som överstiger 9 000 euro ska uppfylla kraven enligt beställaransvarslagen. Vid upphandlingarna som överstiger EU-tröskelvärdet granskas även straffregisteruppgifterna om de leverantörer som blir valda.

I konkurrensutsättning av omständigheter konkurrensutsätter upphandlingsenheten flera produkt- eller tjänsteleverantörer för att för viss tid med ett avtal om omständigheter förbinda sig till att sälja överenskomna produkter eller tjänster till upphandlingsenheten. Arrangemang för omständigheter är i kraft högst fyra år. Upphandlingsenheten köper produkterna eller tjänsterna i avtalet enligt dess behov vid de tidpunkter som den önskar. Nya företag kan inte tas med i arrangemanget efter att upphandlingsförfarandet inletts. Avtalet om omständigheter bestämmer kommande upphandlingar och deras villkor, såsom priser, leveranstider och kvalitetskrav. Upphandlingsenheten väljer bland dem ett företag som vid en viss tidpunkt är lämpligt och med vilket upphandlingen görs utan nya förhandlingar eller konkurrensutsättningar.

Upphandlingsorganisationen kan ordna en så kallad marknadsdialog för företag som producerar vissa produkter eller tjänster. I detta fall bjuder organisationen in deltagarna och för proaktiv diskussion med valda företag på marknaden. Detta görs innan det egentliga anbudsförfarandet inleds. Utifrån marknadsdialogen kan man planera en bättre konkurrensutsättning av upphandling när det gäller till exempel kvalitet eller innovativitet.

Till exempel Hansel har skapat så kallade dynamiska upphandlingsarrangemang, till vilka ett företag kan ansluta sig mitt i avtalsperioden. De företag som anslutit sig till systemet får automatiskt de anbudsbegäranden som gäller systemet och som inte publiceras på andra forum.